المشاريع القانونية لإدارة الملفات الكبيرة

أضفنا إلى الرائد وحدة المشاريع القانونية لإدارة الأعمال الكبيرة التي لا تكفيها قضية واحدة أو مهمة واحدة، مثل التحكيم، والنزاع التجاري الكبير، وصفقات الاستحواذ، وإجراءات الإفلاس، ومحافظ طلبات التنفيذ.

المشروع خطة بمراحل ومواعيد وفريق، ومهامه مهام عادية تصل إلى قوائم المكلفين كأي مهمة أخرى. والوحدة متاحة لكل المكاتب.

أين تجدونها

صار اسم صفحة المهام في القائمة الجانبية «المهام والمشاريع». اضغطوا زر «المشاريع» في أعلى الصفحة لتظهر قائمة المشاريع، ومعها عدد المفتوحة والتي تحتاج انتباها والمتأخرة والمكتملة. ومن هناك تبدؤون بزر «مشروع جديد».

إنشاء المشروع

ينشأ المشروع من نافذة واحدة، وفيها:

• اسم المشروع ووصفه بكلامكم: من العميل، وضد من، وما المطلوب، وما الذي يقلقكم.
• العميل، والقضايا المرتبطة (واحدة أو أكثر). ويمكن ربط طلبات تنفيذ وخدمات واجتماعات وعقد.
• نوع المشروع، والأولوية، ومستوى السرية: فريق المشروع فقط، أو كل المكتب، أو الإدارة والشركاء.
• الفريق بالأدوار: الشريك المسؤول، ومدير المشروع، والمحامون، والمساعد القانوني، والباحث القانوني، وطرف خارجي مثل مكتب ترجمة أو خبير.
• طريقة التخطيط.

ثلاث طرق لبناء الخطة

• من قالب: في النظام خمسة قوالب جاهزة: نزاع تجاري كبير، وتحكيم، وصفقة استحواذ أو اندماج، وإفلاس وإعادة هيكلة، ومحفظة طلبات تنفيذ. وتظهر معها القوالب التي حفظها مكتبكم. وتعرض خطة القالب بمراحلها ومهامها قبل الإنشاء.
• خطة رائد: يقرأ رائد، المساعد الذكي في النظام، الوصف وبيانات القضايا المرتبطة من جلسات وأطراف وأحكام، ويقترح خطة. وقد يطرح أسئلة تجيبون عنها بنعم أو لا، ثم تطلبون خطة جديدة تأخذ أجوبتكم في الحساب. مواعيد الخطة تقديرية وتحتاج مراجعتكم.
• يدويا: مشروع فارغ تضيفون مراحله ومهامه بأنفسكم، ويمكن تطبيق قالب عليه لاحقا من قائمة «إجراء سريع».

لا يحفظ شيء قبل الضغط على «أنشئ المشروع». بعد الإنشاء تصير مهام الخطة مهاما في النظام موزعة على الأشخاص حسب أدوارهم، بمراحل ومواعيد.

بعض المهام تنتظر انتهاء مهمة قبلها. وعند انتهاء تلك المهمة يصل إلى المكلف إشعار بأن مهمته جاهزة للبدء.

ويمكن حفظ خطة أي مشروع قالبا لمكتبكم تستعملونه في المشاريع القادمة.

الجلسات في المشروع

جلسات القضايا المرتبطة تدخل جدول المشروع تلقائيا. وفي بعض الخطط، مثل قالب النزاع التجاري الكبير، تنشأ مع كل جلسة قادمة مهام التحضير ومذكرة الجلسة وحضورها وتقرير الجلسة للعميل، ويصل إلى كل مكلف إشعار بعدد مهامه.

وإذا تغير موعد الجلسة تتحرك مواعيد مهامها بنفس الفرق.

نقاط القرار

في الملفات الكبيرة يتوقف جزء من العمل على قرار. مثال: بعد حكم التحكيم قد يطلب المكتب التنفيذ، أو يدرس دعوى البطلان، أو يتجه إلى التسوية. نقطة القرار تضع هذه الخيارات في الخطة من البداية، ولكل خيار مراحله ومهامه.

• مهام المسار الذي لم يختر بعد لا تظهر في قوائم المكلفين ولا تصلهم عنها تذكيرات. وتبقى ظاهرة داخل المشروع بوسم «مسار لم يختر بعد».
• عند الاختيار تظهر مهام المسار المختار في قوائم المكلفين، ويصل إلى كل مكلف إشعار بعدد مهامه. وإذا كان موعد بداية المسار قد مضى، تؤخر مواعيده لتبدأ من يوم القرار.
• المسارات الأخرى لا تظهر بعد ذلك في الخطة ولا للعميل، وتلغى مهامها التي لم تبدأ.
• يسجل القرار باسم من اختاره وتاريخه، ويمكن كتابة سببه.

تأتي نقاط القرار من القالب، أو تضيفونها يدويا من قائمة «إجراء سريع»، أو تطلبون من رائد أن يقترحها بزر «اطلب اقتراح رائد» في النظرة العامة. ويقترحها رائد أيضا تلقائيا عند صدور حكم في قضية مرتبطة بالمشروع.

اقتراح رائد لا ينشئ شيئا حتى يعتمده الفريق، وإذا تجاهلتموه لا يعيده.

يختار المسار مالك المكتب أو مديره، أو الشريك المسؤول ومدير المشروع إن كانت لديهما صلاحية الموافقة في المشاريع.

صفحة المشروع

كل مشروع يفتح في صفحة خاصة به. في أعلاها الحالة والتقدم والشريك المسؤول ومدير المشروع والموعد النهائي وما يرتبط بالمشروع ومراحله. وعلى جانبها قائمة بأقسام المشروع:

• النظرة العامة، والجدول الزمني، والمراحل والمهام بعرض لوحة أو قائمة.
• المسائل القانونية، والمخاطر، والقرارات، والمخرجات.
• المستندات، والأشخاص، والاجتماعات والجلسات، والوقت والمال، وقسم «العميل» الذي يعرض ما يراه العميل.
• الخط الزمني لما جرى في المشروع، والتقارير، ومحادثة المشروع.

في محادثة المشروع يكتب أعضاء الفريق بعضهم لبعض. وإذا كتبتم «@رائد» في الرسالة مع سؤالكم، يجيب رائد من بيانات المشروع ويذكر مصدر جوابه.

وعند الضغط على قضية أو جلسة أو مهمة أو مستند أو اجتماع أو طلب تنفيذ داخل المشروع، يفتح في لوحة جانبية دون مغادرة صفحة المشروع.

ما يراه العميل

العميل الذي له حساب في بوابة العملاء يجد صفحة «مشاريعي». فيها المراحل التي حددتموها ظاهرة للعميل، وما هو مطلوب منه من ملفات وموافقات، ومواعيده القادمة، والتقارير المرسلة له. والموعد غير المؤكد يظهر بعبارة «موعد تقديري قد يتغير».

ويرفع العميل الملفات المطلوبة منه، ويوافق على المستندات أو يطلب تعديلها، من الصفحة نفسها.

ولمن ليس له حساب، مثل استشاري أو ممثل للعميل، تنشئون رابط مشاركة من قسم «العميل» داخل المشروع:

• تحددون ما يراه صاحب الرابط.
• تضعون رقما سريا من أربعة إلى ثمانية أرقام، أو يضعه النظام إن تركتموه فارغا. ويظهر الرقم مرة واحدة عند الإنشاء.
• تحددون تاريخ انتهاء الرابط، وهو ٩٠ يوما إن لم تغيروه.
• يمكنكم إلغاء الرابط في أي وقت.

وتقرير العميل تكتب مسودته من بيانات المشروع أو يقترحها رائد، ولا يرسل قبل اعتماده.

مهام المشاريع في قائمة المهام

مهامكم في المشاريع تبقى في قائمتكم مع اسم المشروع. أما مهام المشاريع المسندة لغيركم فتجمع في صف مطوي لكل مشروع. وفي القائمة تصفية حسب المشروع، وزر لإخفاء مهام المشاريع المسندة لغيركم.

نافذة المهمة الفرعية

كانت المهمة الفرعية سطرا بعنوان فقط. صار الضغط على عنوانها يفتح نافذة فيها الوصف والموعد وخطوات تشطب عند إنجازها ومرفقات وتعليقات خاصة بها، ويصل إشعار لمن يذكر في التعليق.

ويعرض صفها عدد الخطوات المنجزة والتعليقات والمرفقات وموعد الاستحقاق. تعمل في صفحة المهمة وداخل المشروع. ولا تنتقل هذه التفاصيل إلى مهام مايكروسوفت.

التفعيل والصلاحيات

• الوحدة مفعلة لكل المكاتب، ولا تحتاج طلبا.
• تظهر لمالك المكتب ومديره، وللمحامين والمساعدين والسكرتارية حسب صلاحيات أدوارهم، ويمكن تعديلها من صلاحيات الأدوار.
• لميزات رائد في المشاريع حد يومي لكل مكتب، ويظهر المتبقي منه بجانب زر «اطلب خطة رائد».

تجدون المشاريع في «المهام والمشاريع» من القائمة الجانبية، وأرسلوا ملاحظاتكم عليها من مركز الملاحظات.