وحدة الفروع: إدارة مكتب بعدة فروع في حساب واحد

أضفنا إلى الرائد وحدة الفروع للمكاتب التي تعمل من أكثر من مدينة. يبقى المكتب حسابا واحدا، ولكل فرع موظفوه وقضاياه وأرقامه ومديره. تجدونها في القائمة الجانبية باسم «الفروع»، وتفعل بطلبكم.

ما يتبع الفرع وما يبقى للمكتب

• يتبع الفرع: الموظفون، والقضايا وما يتصل بها من مهام وجلسات ومهل ومستندات وطلبات تنفيذ، والفواتير والدفعات والعقود والمصروفات.
• يبقى للمكتب كله: العملاء، وتسلسل الترقيم، والرقم الضريبي، والمحاسبة، والموارد البشرية، والإعدادات.

العميل الواحد يظهر لكل الفروع، وتعرض قضاياه وفواتيره حسب الفرع المختار.

إنشاء الفروع

عند تفعيل الوحدة تصل إلى مالك المكتب رسالة بالبريد وواتساب فيها خطوات البداية. بعدها:

• افتحوا «الفروع» ثم «إدارة الفروع». يظهر في أعلاها عدد الفروع المستعملة من باقتكم، والفرع الرئيسي محسوب منها.
• اضغطوا «فرع جديد». إن لم يبق مكان في الباقة يفتح شراء العدد أولا، وبعد الدفع تنشئون الفروع واحدا بعد الآخر.
• إن بدأتم كتابة بيانات فرع ثم انتقلتم إلى الشراء، يبقى ما كتبتموه.
• الدفع بالتحويل البنكي يظهر «قيد المراجعة» حتى يعتمد، ثم تضاف الفروع إلى باقتكم.
• الشراء لمالك المكتب، وغيره تظهر له رسالة بالتواصل مع المالك.

توزيع الموظفين

• لكل موظف فرع أساسي، ويمكن إضافته إلى ما يصل إلى خمسة فروع أخرى يعمل فيها أيضا.
• النقل من زر «نقل موظف» في إدارة الفروع، أو من نافذة الموظف في صفحة «المستخدمين». قبل التنفيذ تظهر قضاياه وخدماته ومهامه، وتختارون لكل مجموعة: تبقى في فرعها، أو تنتقل معه، أو تسند لزميل في الفرع. وسبب النقل مطلوب.
• يمكن جدولة النقل بتاريخ لاحق، وإلغاؤه قبل أن ينفذ.

توزيع القضايا

• القضية الواحدة تنقل من صفحتها.
• زر «نقل قضايا» ينقل حتى ٢٠٠ قضية في المرة، مع مرشحات المحكمة والمحامي والنوع والحالة. قبل التنفيذ تظهر معاينة بما ينتقل مع القضايا من مهام ومستندات ومهل ومسودات فواتير، وما يبقى في الفرع القديم من فواتير صادرة ودفعات، وما لا يمكن نقله وسببه. وسبب النقل مطلوب.
• «خريطة المحاكم» تربط كل محكمة بفرع. القضايا الجديدة المستوردة عبر إضافة المتصفح تذهب إلى فرع محاميها، وإن لم يتضح فإلى الفرع المربوط بمحكمتها، وإلا تبقى في الفرع الرئيسي ضمن «قضايا تحتاج توزيع».
• حفظ الخريطة لا ينقل القضايا الحالية. القضايا التي في «قضايا تحتاج توزيع» توزع عند الضغط على «طبق».

مبدل الفروع والقوائم

من يرى كل الفروع يظهر له مبدل في أعلى الشاشة فيه «كل الفروع» وأسماء الفروع. عند اختيار فرع تعرض القوائم واللوحات والتقارير والتصدير بيانات هذا الفرع فقط.

وفي إحدى عشرة قائمة عمود للفرع ومرشح له، منها القضايا والمهام والجلسات والمهل والمستندات وطلبات التنفيذ والفواتير والدفعات والعقود والمصروفات. ويحدد الفرع عند إنشاء السجل.

أما شاشات المكتب كله، مثل المحاسبة والمستخدمين والموارد البشرية والإعدادات، فلا يطبق عليها الفرع المختار.

اللوحات

في «الفروع» أربع لوحات:

• «الإدارة العامة»: أرقام المكتب، وحالة كل فرع («يسير جيدا» أو «يحتاج متابعة» أو «في التأسيس») مع سببها، وتنبيهات تفتح القائمة المعنية مصفاة.
• «لوحة الفرع»: جلسات اليوم والمهل وعمل الموظفين ومالية الفرع وفريقه.
• «مالية الفروع»: ما صدر من فواتير وما حصل والمصروفات والصافي لكل فرع، والمتبقي للتحصيل.
• «مقارنة الفروع»: مؤشرات المال والعمل والعملاء والجلسات لكل الفروع في جدول واحد، مع شرح طريقة حساب كل مؤشر.

الرقم غير المتوفر تظهر مكانه شرطة مع سببه. ومجموع أرقام الفروع يساوي رقم المكتب.

الأهداف وسقف المصروفات

لكل فرع هدف شهري في المحصل وما صدر من فواتير وعدد القضايا الجديدة، ويظهر المتحقق مقابل الهدف في لوحة الفرع.

ولكل فرع سقف شهري للمصروفات بدون الضريبة والرواتب. يظهر تنبيه عند ٨٠٪ من السقف وعند بلوغه، وما يتجاوز السقف يعتمده الفرع الرئيسي. والسقف يعمل للمكاتب المفعلة لديها وحدة المحاسبة.

الأهداف والسقف يحددها المالك أو من يدير الفروع.

مدير الفرع

المدير والنائب من موظفي الفرع، فانقلوهما إليه أولا ثم عينوهما من إدارة الفروع. ويأخذ المدير صلاحياته بدور «مدير الفرع»، ويضاف هذا الدور فوق دوره الأصلي.

قبل تفعيل الفصل بين الفروع يطلع المدير على لوحة فرعه وماليته فقط. وبعد التفعيل:

• يضيف موظفي فرعه ويوقفهم ويغير أدوارهم. وبيانات الدخول تصل الموظف برسالة واتساب على جواله، ولا تمر بالمدير.
• يعتمد مصروفات فرعه حتى الحد الذي تضعونه، وما فوقه يرسل للرئيسي. وهذا للمكاتب المفعلة لديها وحدة المحاسبة.
• يوافق على إجازات موظفيه وطلبات تعديل حضورهم، للمكاتب المفعلة لديها وحدة الموارد البشرية.
• يجد كل ذلك في قائمة «ينتظر قرارك» في لوحة الفرع.

والنائب يأخذ من صلاحيات المدير ما تختارونه له، ومنها مالية الفرع.

ويمكنكم تشغيل «ملخصات مدير الفرع ونائبه» من إدارة الفروع، فتصلهما تنبيهات المهام المتأخرة والمهل والقضايا الجديدة الخاصة بفرعهما. وتبدأ بعد تفعيل الفصل بين الفروع.

الفصل بين الفروع

عند تفعيل الفصل يرى الموظف ما في فرعه، وما أسند إليه أو شورك فيه من فرع آخر. ويشمل ذلك الشاشات والبحث والتصدير. ومن يعمل في أكثر من فرع يرى فروعه ويختار بينها من المبدل. ومن له رؤية كل الفروع، كالمالك، يبقى يرى المكتب كله.

ويفعل بطلبكم على مراحل تظهر حالتها في إدارة الفروع:

• «غير مفعل»: كل موظف يرى بيانات المكتب حسب دوره.
• «تجربة»: لا يخفى شيء بعد، ويراجع فريق الرائد النتائج قبل التفعيل.
• «مفعل»: كل موظف يرى بيانات فرعه.

ويمكن الرجوع عن التفعيل بطلبكم.

واتساب الفرع ورابط الحجز

رقم واتساب المكتب يرسل لكل الفروع كما هو. ويمكن ربط رقم مستقل لأي فرع غير الرئيسي من صفحة «الواتساب»، قسم «أرقام الفروع». وإذا انقطع رقم الفرع ترسل رسائله من رقم المكتب.

وصفحة الحجز تعرض مدينة الفرع وعنوانه وهاتفه، ويضاف اسم الفرع بجانب اسم المكتب إذا كان الرابط لفرع غير الرئيسي. والمحامي الذي يعمل في أكثر من فرع يختار فرع الرابط عند إنشائه.

السجل

كل عملية في الفروع مسجلة في سجل داخل «إدارة الفروع»: إنشاء فرع، ونقل موظف أو قضايا، وتغيير مدير، وتغيير الأهداف، وغيرها.

الوحدة تعمل في الرائد على المتصفح، ولا تظهر في تطبيق الجوال. لتفعيلها لمكتبكم تواصلوا مع الدعم، وأرسلوا ملاحظاتكم عليها من صفحة «الملاحظات».