من عرض الأتعاب إلى السداد: خطوات الفوترة الجديدة
عرض الأتعاب ينشأ منه العقد والفاتورة، والعميل يوقع العقد من بوابة العميل، والفاتورة تقفل بعد إصدارها ويكون تصحيحها بإشعار. هذا شرح الخطوات وأين تجدونها.
فريق الرائد
فريق المنتج والمحتوى — نظام الرائد
تغيرت طريقة الفوترة في الرائد. صارت عروض الأتعاب والعقود والفواتير مرتبطة ببعضها: يرسل المكتب العرض، ثم ينشئ منه العقد ويرسله للتوقيع، ثم ينشئ مسودة الفاتورة، ويطلب الدفع قبل إصدارها إن أراد، ثم يصدرها ويرسلها للعميل. كل خطوة تأخذ بنودها ومبالغها من الخطوة التي قبلها، فلا تعاد كتابتها. وهذه التحديثات تعمل لكل المكاتب ولا تحتاج تفعيلا.
قبل البدء: إعدادات «الفوترة والضريبة»
يضبط المالك أو المدير هذا القسم من «الإعدادات» ثم «الفوترة والضريبة»، وتقرأ منه كل المستندات المالية.
- بيانات المكتب: الاسم القانوني، والرقم الضريبي، والسجل، ورقم الترخيص، والعنوان الوطني، وحالة التسجيل في الضريبة. ويقبل الرقم الضريبي بالأرقام العربية، ويعرض النظام أثر تغيير حالة التسجيل قبل حفظه.
- المكتب غير المسجل في الضريبة: لا تحسب ضريبة على فواتير الخدمات القانونية ولا على عروض الأتعاب، ولا يطبع رقم ضريبي على عقوده وتقاريره.
- الحسابات البنكية: حتى عشرة حسابات، وواحد منها افتراضي. يفحص النظام رقم الآيبان ويعرف البنك منه. وتطبع بيانات التحويل على الفاتورة غير المدفوعة، وكشف الحساب الذي عليه رصيد، وعرض الأتعاب، وتذكيرات التحصيل. وكل تغيير في الحسابات يسجل، ويصل تنبيه به للمالك والمديرين.
- شكل المستندات المالية: تختارون الكليشة، ولون الهوية، والشعار، وحجم النص، وكتابة الإجمالي بالحروف، وختم الحالة، والنص الختامي. وتعاينون الشكل على آخر مستند صدر من مكتبكم.
الفاتورة والإشعار وعرض الأتعاب وسند القبض وكشف الحساب صارت كلها بقالب واحد، وتغير شكلها لكل المكاتب دون أي إعداد منكم.
الخطوة الأولى: عرض الأتعاب
افتحوا صفحة العميل، ثم تبويب «عروض الأتعاب»، ثم «عرض جديد».
- أضيفوا البنود بمبالغها. ولأتعاب النجاح أضيفوا بند «نسبة من الحكم». هذا البند لا يدخل في الإجمالي، ويظهر في ملف العرض وفي القائمة.
- حددوا مدة الصلاحية بالأيام. المدة تحسب من يوم الإرسال لا من يوم إنشاء المسودة. والعرض يبقى ساريا طوال يومه الأخير، وبعده يظهر «منتهي الصلاحية».
- عند الإرسال يصل العرض للعميل بواتساب المكتب أو بريده برقم صادر.
- العرض المرسل لا يعدل. لتغييره استعملوا «نسخة جديدة»، فتفتح مسودة برقم جديد. و«إعادة الإرسال» تأخذ رقم صادر جديدا، ويبقى الرقم السابق في السجل.
- العرض المرسل يلغى ولا يحذف، والحذف للمسودة وحدها.
- سجلوا قبول العميل أو رفضه. وإن سجل القبول أو الرفض خطأ يمكن التراجع عنه، ما لم ينشأ من العرض عقد أو فاتورة.
الخطوة الثانية: العقد والتوقيع
للعرض المقبول زر «عقد» يفتح منشئ العقود معبأ من العرض. وبند «نسبة من الحكم» يصير في العقد دفعة «نسبة من الحكم» يدخل فيها مبلغ الحكم بعد صدوره. ويظهر رقم العقد ورقم الفاتورة تحت العرض في القائمة، ويفتح كل منهما بالضغط عليه.
- عدلوا المسودة من صفحة العقد بزر «تعديل المسودة»، مع معاينة.
- زر «إرسال للتوقيع» يرسل للعميل رابط بوابة العميل ونسخة من العقد بواتساب المكتب أو بريده. يحتاج العميل حسابا في البوابة، والرابط صالح ثلاثين يوما.
- في صفحة «عقودي» يقرأ العميل العقد، ويرسم توقيعه، ويكتب اسمه، ويقر بالموافقة. أو يرفض ويكتب السبب، فيعود العقد مسودة.
- يحفظ النظام وقت التوقيع والجهاز ونسخة موقعة لا تتغير، ويطبع التوقيع في ملف العقد، وتظهر في صفحة العقد بطاقة بحالة التوقيع.
- بعد الإرسال للتوقيع يقفل نص العقد وقيمته وضريبته وتواريخه، وتبقى الملاحظات قابلة للتعديل. قبل التوقيع يمكن «إرجاع إلى مسودة»، وبعد التوقيع يكون التغيير بملحق.
- العقد الذي وقع على الورق يسجل بزر «تسجيل توقيع ورقي».
الخطوة الثالثة: مسودة الفاتورة والمطالبة بالدفع
- إذا كان للعرض عقد، تنشأ الفواتير من دفعات العقد في صفحته.
- إذا لم يكن له عقد، فزر «فاتورة» في العرض المقبول ينشئ مسودة فاتورة بالبنود الثابتة وحدها.
- العرض الذي كل أتعابه نسبة من الحكم لا تنشأ منه فاتورة، ويطلب منكم النظام إنشاء عقد له.
- الفاتورة المنشأة من العرض تبقى مسودة حتى تصدروها.
إذا أردتم تحصيل المبلغ قبل إصدار الفاتورة، اضغطوا «مطالبة بالدفع» في صفحة المسودة. يخرج ملف للطباعة مكتوب فيه أنه ليس فاتورة ضريبية، وليس فيه رمز الاستجابة. ويحمل رقم الفاتورة التي ستصدر بعد السداد، وآخر موعد للسداد، وبيانات التحويل.
الخطوة الرابعة: إصدار الفاتورة
زر «إصدار الفاتورة» يحول المسودة إلى فاتورة صادرة.
- للمكتب المسجل في الضريبة: يدخل تاريخ التوريد عند الإصدار. وتصدر «فاتورة ضريبية» إذا كان للعميل رقم ضريبي صحيح، و«فاتورة ضريبية مبسطة» إذا لم يكن، وعليها رمز الاستجابة.
- بعد الإصدار تقفل بيانات الفاتورة المالية، ولا يعدل فيها إلا الملاحظات وتاريخ الاستحقاق. وتثبت بيانات المكتب والعميل على الفاتورة كما كانت يوم إصدارها.
- لا تسجل دفعة على مسودة. سجلوا الدفعات بعد الإصدار بزر «تسجيل دفعة».
- التصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين برقم مستقل، على كامل الفاتورة أو بمبلغ محدد، ومجاميع الفاتورة تحسب الصافي بعده. والمكتب غير المسجل في الضريبة يمكنه أيضا إلغاء الفاتورة وإصدار غيرها.
- لا يحذف عميل له فواتير، وحذف العقد لا يحذف فواتيره.
كان قفل الفاتورة والإشعارات للمكاتب المربوطة بالفوترة الإلكترونية وحدها، وصار الآن لكل المكاتب.
الخطوة الخامسة: إرسال الفاتورة للعميل
كان زر الإرسال في الفاتورة لا يرسل شيئا. صار زر «إرسال» في صفحة الفاتورة يفتح نافذة فيها جوال العميل وبريده، وتختارون القناة: واتساب المكتب، أو بريد المكتب المربوط بحساب مايكروسوفت، أو الاثنان معا، مع رسالة اختيارية. ويلزم أن يكون واتساب المكتب متصلا أو بريده مربوطا.
- يصل الملف للعميل برقم صادر، ويسجل الإرسال في سجل تواصل العميل.
- يظهر في صفحة الفاتورة «أرسلت للعميل» بالتاريخ والقناة، ويمكن إعادة الإرسال.
- يمكن إرسال كل فاتورة صادرة وكل إشعار. أما المسودة والفاتورة الملغاة فلا ترسلان.
في قائمة الفواتير
في «العقود والمالية» ثم قائمة الفواتير، تبويب «الإشعارات» يعرض الإشعارات الدائنة والمدينة. وزر «أرشيف الفترة» ينزل ملفا مضغوطا فيه كل فاتورة وإشعار صدر بين تاريخين تحددونهما، مع جدول فهرس. ويمكن أن تختاروا الفواتير وحدها أو الإشعارات وحدها.
الصلاحيات
إعدادات «الفوترة والضريبة» للمالك والمدير. وإنشاء العقد من العرض لمن لديه صلاحية إنشاء العقود، وإصدار الفواتير والإشعارات وإرسالها لمن لديه صلاحية إدارة الفواتير، وأرشيف الفترة لمن لديه صلاحية تصدير التقارير المالية.
تجدون عروض الأتعاب في صفحة كل عميل، والعقود والفواتير في «العقود والمالية»، والإعدادات في «الإعدادات» ثم «الفوترة والضريبة». وأرسلوا ملاحظاتكم من مركز الملاحظات.