بوابة العميل: ما يراه موكلكم وما يستطيع فعله

صارت بوابة العميل تضم صفحات جديدة يتابع منها العميل جلساته وطلبات التنفيذ، ويطلب منها خدمة قانونية أو موعدا، ويراسل المكتب في أي موضوع، ويوقع عقده. في هذا المقال نشرح كل صفحة كما يراها العميل، وما يقابلها عندكم في المكتب، وما يبقى داخل المكتب ولا يظهر له.

هذه الصفحات متاحة لكل المكاتب، ويكفي أن يكون للعميل حساب في البوابة. وتجدونها في قائمة العميل داخل البوابة.

جلساتي

في صفحة «جلساتي» يرى العميل جلسات قضاياه في ثلاثة تبويبات: اليوم، والقادمة، والسابقة. وإذا أرسل المكتب تقرير جلسة، ينزله العميل من الجلسة نفسها كما أرسل له.

لا يرى العميل ضبط الجلسة ولا ملاحظات المحامين. وتعرض لوحة العميل الرئيسية جلسات اليوم، وأصلحنا أرقام اللوحة التي كانت تظهر أصفارا.

طلبات التنفيذ

صفحة «طلبات التنفيذ» تعرض للعميل الطلبات المرتبطة بحسابه: إجمالي المبلغ والمسدد والمتبقي ونسبة السداد، والأطراف، والقرارات، ومراحل الطلب، وحركة السداد بتواريخها. ولا تظهر فيها أرقام هويات الأطراف.

الطلب لا يظهر للعميل إلا بعد أن يربطه المكتب به. لربطه:

• افتحوا الطلب من صفحة «طلبات التنفيذ» في المكتب.
• في مربع «العميل» اختاروا العميل من القائمة.
• اضغطوا «ربط».

ويمكن فك الربط من المربع نفسه.

طلب خدمة قانونية

في صفحة «خدماتي» زر «اطلب خدمة». يختار العميل نوع الخدمة، ويكتب عنوانا ووصفا لما يحتاجه، ثم يرسل الطلب.

ما يحدث عندكم بعد الإرسال:

• تنشأ خدمة بحالة «جديدة» في صفحة «الخدمات القانونية».
• إذا كان للعميل مدير علاقة، تسند الخدمة إليه. وإن لم يكن له مدير علاقة، تنشأ بلا مسؤول وتحددونه أنتم.
• يصل تنبيه لمديري المكتب ولمدير العلاقة.

ويتابع العميل من الصفحة نفسها خدماته الجارية والمنتهية: المحامي المسؤول، والحالة، وخط سير الخدمة، والمستندات التي شاركها المكتب معه. ولا تظهر له الملاحظات الداخلية ولا الأسعار.

طلب موعد

في صفحة «مواعيدي» زر «اطلب موعدا». يختار العميل المحامي، ثم اليوم، ثم المدة والوقت، ثم طريقة الموعد حضوريا في المكتب أو عن بعد، ويضيف ملاحظاته. المحامون في القائمة هم مدير علاقته ومحامو قضاياه، وإن لم يوجد أحد منهم يظهر مديرو المكتب.

الأوقات المعروضة هي الفترات التي ضبطها المحامي في «إعدادات التوفر»، بعد استبعاد المحجوز منها. فالمحامي الذي لم يضبط أوقاته لا تظهر له أوقات.

يصلكم الطلب في صفحة «مواعيد العملاء» بحالة «بانتظار الاعتماد». بعد أن تعتمدوه تصل العميل رسالة التأكيد وتنبيه في البوابة. ورابط الاجتماع عن بعد لا يظهر للعميل إلا بعد الاعتماد.

ويستطيع العميل إلغاء موعده القادم، ويكتب السبب إن أراد.

رسائل عامة مع المكتب

كانت رسائل العميل في البوابة مرتبطة بقضية. صار في صفحة «الرسائل» عند العميل محادثة «رسائل عامة» مع المكتب لأي موضوع خارج القضايا، مثل سؤال قبل فتح قضية. ويختار العميل المستلم من فريقه: مدير علاقته أو محامي قضاياه أو مديري المكتب.

وعندكم تظهر المحادثة في تبويب «الرسائل» داخل صفحة العميل، ويرد منه فريق العميل. وتنبيه الرسالة يفتح هذا التبويب مباشرة.

توقيع العقد من البوابة

من صفحة العقد اضغطوا «إرسال للتوقيع»، واختاروا «توقيع عادي من بوابة العميل»، ثم قناة الإرسال: واتساب أو البريد. يصل العميل رابط البوابة ونسخة من العقد.

في صفحة «عقودي» يقرأ العميل العقد، ثم يرسم توقيعه ويكتب اسمه ويقر بالموافقة. أو يرفض العقد ويذكر السبب، فيعود العقد مسودة عندكم.

بعد التوقيع يحفظ النظام وقت التوقيع والجهاز الذي وقع منه ونسخة ثابتة من العقد الموقع، ويطبع التوقيع في ملف العقد. وتظهر في صفحة العقد بطاقة بحالة التوقيع. ورابط التوقيع صالح ٣٠ يوما.

الإرسال للتوقيع لمن لديه صلاحية تعديل العقود. أما العقد الذي وقع على الورق أو حضوريا فتسجلونه بزر «تسجيل توقيع ورقي».

تقرير القضية

تقرير القضية يصل العميل بواتساب أو البريد، وليس صفحة في البوابة. تجدونه في رأس صفحة القضية بزر «تقرير القضية»، وعليه وسم «تجريبي». الخطوات:

• اختيار شكل التقرير مع معاينة: جدولي، أو رسمي، أو خط زمني، أو ملخص تنفيذي، أو مؤسسي، أو رسالة سردية بصياغة ذكية.
• اختيار ما يدخل في التقرير من ثلاثة عشر قسما، واختيار أنشطة بعينها، وإضافة أقسام يكتبها المكتب.
• الإصدار بواتساب أو البريد أو كليهما، أو للطباعة فقط.

يخرج التقرير على كليشة المكتب برقم صادر. ويحفظ كل إصدار كما صدر في تبويب «السجل» داخل نافذة التقرير، فلا يتغير ما وصل العميل إذا عدلتم القالب لاحقا. وموعد الجلسة القادمة في التقرير يؤخذ من الجلسات المسجلة.

إصدار التقرير لمن لديه صلاحية إرسال تقرير القضية. وتضبط القوالب من تبويب «قوالب تقرير القضية» في الإعدادات.

ما يبقى داخل المكتب

تعليقات الفريق ورسائله الداخلية على القضايا والمهام لا تظهر للعميل في بوابته ولا في أنشطة القضية ولا في تقرير القضية، ولا يظهرها زر إظهار النشاط. وتبقى محفوظة عندكم للمراجعة الداخلية.

ولا يدخل تقرير القضية ما حددتموه سريا من أحكام ومستندات.

أرسلوا ملاحظاتكم على هذه الصفحات من صفحة «الملاحظات» في النظام.